Vastgoed

Eén kennisbank en een website voor een vastgoedontwikkelaar

Vier partners kopen, renoveren en verkopen gebouwen. Ze hadden geen gedeelde e-mail of website, en hun documenten stonden verspreid over persoonlijke laptops en schijven.

Fase voor fase

1. Fase 0 · Gratis demo

   Demo op een echt pand

   Een van de partners kreeg een demo aan de hand van een gebouw dat het bedrijf overwoog te kopen. Tijdens de demo werd een koppeling met het kadaster gebouwd om de gegevens van het gebouw op te halen.

2. Fase 1 · Doel

   Plan voor de kennisbank

   De partners bepaalden wat er werd opgezet en hoe de kennisbank hun manier van werken zou volgen, van het vinden van een gebouw tot de verkoop ervan.

3. Fase 2 · AI-readiness scan

   Data, toestellen en e-mailaccounts

   Vergaderingen om in kaart te brengen welke data de partners al hadden, waar die stond en welk e-mailaccount elke partner gebruikte. Een van de belangrijkste gebruikers werkt op een iPad die de bestanden van de kennisbank niet kan voorvertonen, dus werd pdf-conversie aan het plan toegevoegd.

4. Fase 3 · Koppelen

   E-mail en vastgoedbronnen

   De kennisbank werd opgezet op een gedeelde schijf en gekoppeld aan de e-mail van elke partner. Ook het kadaster, het belangrijkste vastgoedportaal en een app voor spraakopnames zijn gekoppeld. Bestanden worden voor de partner met de iPad omgezet naar pdf.

5. Fase 4 · Eerste project

   Vastgoedpipeline

   De kennisbank is georganiseerd als een pipeline van onderzoek, aankoop, renovatie en verkoop, zoals de partners al werkten. Interviews en braindumps met de partners vulden de details van elk project in.

   Documenten en e-mail

   Ongeveer 3,5 GB aan documenten over de verschillende panden werd toegevoegd, inclusief ingescand papier, samen met de relevante e-mail. Alles is gesorteerd in boekhouding, bank, juridisch en kantoor, benoemd op datum, met één map per pand.

   Conflictcontroles

   Nieuwe informatie wordt gecontroleerd tegen wat de kennisbank al bevat. Bij een tegenspraak wordt aan de partners gevraagd welke versie klopt.

   Website

   De website werd in één dag gebouwd op basis van de kennisbank. De tekst, de structuur en de foto's kwamen allemaal uit de bestanden. Het domein werd geregistreerd en de site ging live.

   Analyse van deals

   Vastgoedskills beoordelen een gebouw zoals een investeerder dat zou doen en maken een dealsheet. De partners kunnen een deal ook bespreken met een assistent die is ingesteld als vastgoedstrateeg.

   Binnenkomende tips

   Als er een tip over een gebouw binnenkomt, ook met heel weinig informatie, maakt de kennisbank er een dossier voor aan met alles wat te vinden is en een vertrekpunt voor verder onderzoek.

   Microsoft 365

   De bedrijfs-e-mail verhuisde in één namiddag naar Microsoft 365. De kennisbank verhuisde naar SharePoint, zodat alle vier de partners er op één plek bij kunnen.

   Dagelijkse werking

   De partners gebruiken de kennisbank om dealsheets te vernieuwen, binnenkomende e-mail te verwerken, leningen te controleren aan de hand van bankuittreksels en lopende kosten uit de boekhouding te halen.

Resultaten

De vier partners leiden het bedrijf vanuit één kennisbank met elk gebouw, elke deal, elk contact en elk document.