Immobilier

Une base de connaissances et un site web pour un promoteur immobilier

Quatre associés achètent, rénovent et revendent des immeubles. Ils n'avaient ni messagerie partagée ni site web, et leurs documents étaient éparpillés sur des ordinateurs portables et des disques personnels.

Phase par phase

1. Phase 0 · Démo gratuite

   Démo sur un bien réel

   L'un des associés a eu une démo à partir d'un immeuble que la société envisageait d'acheter. Pendant la démo, une connexion au cadastre a été construite pour récupérer les informations de l'immeuble.

2. Phase 1 · Objectif

   Plan de la base de connaissances

   Les associés ont décidé de ce qu'il fallait mettre en place et de la façon dont la base de connaissances suivrait leur manière de travailler, de la recherche d'un immeuble à sa vente.

3. Phase 2 · Scan de maturité IA

   Données, appareils et comptes e-mail

   Des réunions pour recenser les données que les associés avaient déjà, où elles étaient stockées et quel compte e-mail chaque associé utilisait. L'un des principaux utilisateurs travaille sur un iPad qui ne peut pas afficher d'aperçu des fichiers de la base de connaissances, la conversion en PDF a donc été ajoutée au plan.

4. Phase 3 · Connexion

   E-mail et sources de données immobilières

   La base de connaissances a été installée sur un disque partagé et connectée à l'e-mail de chaque associé. Elle est aussi connectée au cadastre, au principal portail d'annonces immobilières et à une application d'enregistrement vocal. Les fichiers sont convertis en PDF pour l'associé qui utilise l'iPad.

5. Phase 4 · Premier projet

   Pipeline immobilier

   La base de connaissances est organisée comme un pipeline de recherche, d'achat, de rénovation et de vente, comme les associés travaillaient déjà. Des entretiens et des exposés spontanés avec les associés ont permis de détailler chaque projet.

   Documents et e-mails

   Environ 3,5 Go de documents sur les différents biens ont été ajoutés, dont du papier numérisé, ainsi que les e-mails pertinents. Tout est classé en comptabilité, banque, juridique et bureau, nommé par date, avec un dossier par bien.

   Vérification des conflits

   Les nouvelles informations sont comparées à ce que contient déjà la base de connaissances. En cas de conflit, les associés sont invités à dire quelle version est la bonne.

   Site web

   Le site web a été construit à partir de la base de connaissances en une journée. Le texte, la structure et les photos viennent tous de ses fichiers. Le nom de domaine a été enregistré et le site est en ligne.

   Analyse des opérations

   Des compétences immobilières évaluent un immeuble comme le ferait un investisseur et produisent une fiche d'opération. Les associés peuvent aussi discuter d'une opération avec un assistant configuré comme stratège immobilier.

   Réception des pistes

   Lorsqu'un tuyau sur un immeuble arrive, même avec très peu d'informations, la base de connaissances crée un dossier avec tout ce qu'elle peut trouver et un point de départ pour la suite des recherches.

   Microsoft 365

   L'e-mail de la société est passé à Microsoft 365 en un après-midi. La base de connaissances est passée à SharePoint, et les quatre associés y accèdent donc au même endroit.

   Opérations quotidiennes

   Les associés utilisent la base de connaissances pour actualiser les fiches d'opération, traiter le courrier entrant, rapprocher les prêts des extraits bancaires et extraire les charges courantes de la comptabilité.

Résultats

Les quatre associés dirigent la société à partir d'une seule base de connaissances qui contient chaque immeuble, opération, contact et document.