Private office
Eén kennisbank voor een private office met bedrijven, vastgoed en beleggingen
Een private office die alle financiële kanten van zijn eigenaars beheert: meerdere bedrijven, huurpanden, beleggingen en belastingen, vanuit één kennisbank die gekoppeld is aan het boekhoudsysteem.
- Bedrijf
- Private office: meerdere bedrijven, huurpanden en beleggingen
- Team
- 2 eigenaars, plus een externe boekhouder
- Opgeleverd
- Eén kennisbank gekoppeld aan het boekhoudsysteem, de banken en de beleggingen
De situatie
Een private office die alle financiën van de eigenaars beheert, verspreid over een kleine groep bedrijven. Ze verhuren en renoveren huurpanden, deels in de bedrijven en deels privé, en beleggen in aandelen, fondsen en start-ups. Dat betekent veel financiële administratie: belastingen van de bedrijven en persoonlijke belastingen, driemaandelijkse btw, nagaan of de huur op tijd betaald wordt, en nagaan of elk pand winstgevend is. De honoraria van de boekhouder stegen elk jaar zonder duidelijk inzicht in wat ze dekten, en een betaalde applicatie voor vastgoedbeheer bracht extra werk mee in plaats van tijdwinst. De eigenaars veranderden van boekhouder, brachten de boekhouding over naar Odoo en zetten een kennisbank op om het meeste werk zelf te doen.
Fase voor fase
Fase 0 · Gratis demo
Testen met Odoo
Tijdens het uitproberen van Odoo werd duidelijk dat de assistent koppelingen ermee kon bouwen en taken kon automatiseren. Belastingdocumenten en gegevens van bankrekeningen werden in een kennisbank geïmporteerd. De assistent maakte er rapporten van, die de zelf bijgehouden spreadsheets vervingen, en legde de cijfers in gewone taal uit.
Fase 1 · Doel
Doelen
Lagere boekhoudkosten, stoppen met betalen voor applicaties die niet helpen, meer controle en beter overzicht over de financiën, en besparingen vinden.
Fase 2 · AI-readiness scan
Databronnen
Een lijst van elke bron van financiële data en waaraan de kennisbank gekoppeld kan worden, inclusief de financiële websites die de beleggingen bijhouden.
Fase 3 · Koppelen
Post, banken en beleggingen
Rekeningen, bankpost en brieven komen vanuit de mailboxen van de eigenaars in de kennisbank terecht. Exports van bankuittreksels worden opgeslagen en gecontroleerd op ontbrekende periodes, kaartuitreksels worden rechtstreeks uit de pdf's gelezen, en de beleggingen zijn gekoppeld aan de websites die ze bijhouden.
Boekhoudsysteem
De assistent leest het boekhoudsysteem (Odoo) en bereidt concepten voor, zoals het invullen van een conceptaankoopfactuur, het hernoemen van een document of het toewijzen van een kost aan het juiste gebouw. Hij boekt zelf nooit iets. Een persoon bevestigt elke boeking.
Fase 4 · Eerste project
Historische facturen en bankuittreksels
Alle oude facturen en bankuittreksels werden aan de kennisbank toegevoegd om een duidelijk beeld te krijgen van de huidige financiële positie.
Factuurcontroles
Elke nieuwe factuur wordt gecontroleerd op dubbels in het boekhoudsysteem en het archief, voordat een conceptaankoopfactuur wordt aangemaakt. E-facturen gaan rechtstreeks de boekhouding in.
Huuropvolging
De kennisbank maakt een rapport van laattijdige huurbetalingen, dat een van de eigenaars gebruikt om de huurders op te volgen. De kennisbank meldt ook wanneer de volgende huurindexering voor elk pand aan de beurt is.
Schone data in Odoo
De assistent controleert de data in Odoo en zorgt dat facturen en rekeningen juist zijn ingesteld, volgens regels die tijdens gesprekken met de boekhouder in de kennisbank zijn vastgelegd.
Routinecontroles
Eén commando voert de vaste controles uit: ontvangen huur per pand, onbetaalde verkoop- en aankoopfacturen, bankregels zonder koppeling, kosten toegewezen aan het juiste gebouw, documentnamen, en een btw-controle voordat elk kwartaal wordt afgesloten.
Resultaten
Opgezegd
een applicatie voor vastgoedbeheer die meer kostte dan ze opleverde
Per gebouw
winst en verlies per jaar, per bedrijf en per pand, op aanvraag
Van bankregel tot factuur
elke leveranciersbetaling teruggevoerd naar de bijbehorende factuur
Overgestapt
van telecomcontract, na een marktvergelijking op basis van het werkelijke gebruik
Een betaling die twee keer was ingeboekt
Een controle van de boekhouding tegen de eigen uittreksels van de bank toonde een domiciliëring die twee keer was ingeboekt, één keer met de hand en één keer door de bankimport. Een aankoopfactuur stond als betaald met geld dat de bank nooit had verlaten. Het was zes maanden onopgemerkt gebleven. Het dubbele is verwijderd, en een maandelijkse saldocontrole koppelt de boekhouding nu aan de bank.
De eigenaars houden de boekhouding zelf bij, zodat de boekhouder vertrekt vanuit een nette boekhouding. Vragen over geld worden beantwoord vanuit de bestanden.