Family office
Une base de connaissances pour un family office qui gère sociétés, biens immobiliers et placements
Un family office qui gère tous les aspects financiers de ses propriétaires : plusieurs sociétés, des biens locatifs, des placements et les impôts, à partir d'une base de connaissances connectée au système comptable.
- Entreprise
- Family office : plusieurs sociétés, biens locatifs et placements
- Équipe
- 2 propriétaires, plus un comptable externe
- Livré
- Une base de connaissances connectée au système comptable, aux banques et aux placements
La situation
Un family office qui gère toutes les finances de ses propriétaires à travers un petit groupe de sociétés. Ils louent et rénovent des biens locatifs, certains détenus par les sociétés et d'autres à titre personnel, et investissent dans des actions, des fonds et des start-ups. Cela représente beaucoup d'administration financière : impôts des sociétés et impôts personnels, TVA trimestrielle, contrôle du paiement des loyers à temps et de la rentabilité de chaque bien. Les honoraires du comptable augmentaient chaque année sans que l'on voie clairement ce qu'ils couvraient, et une application payante de gestion immobilière ajoutait du travail au lieu d'en épargner. Les propriétaires ont changé de comptable, déplacé la comptabilité vers Odoo et mis en place une base de connaissances pour faire l'essentiel du travail eux-mêmes.
Phase par phase
Phase 0 · Démo gratuite
Essais avec Odoo
En essayant Odoo, il est apparu que l'assistant pouvait construire des connexions avec ce logiciel et automatiser des tâches. Des documents fiscaux et des données de comptes bancaires ont été importés dans une base de connaissances. L'assistant en a tiré des rapports, qui ont remplacé les tableurs tenus à la main, et a expliqué les chiffres en langage clair.
Phase 1 · Objectif
Objectifs
Réduire les frais de comptabilité, cesser de payer des applications qui n'aident pas, mieux contrôler et mieux voir les finances, et trouver des économies.
Phase 2 · Scan de maturité IA
Sources de données
Une liste de chaque source de données financières et de ce à quoi la base de connaissances peut se connecter, y compris les sites financiers qui suivent les placements.
Phase 3 · Connexion
E-mails, banques et placements
Les factures, le courrier des banques et les lettres arrivent dans la base de connaissances depuis les boîtes mail des propriétaires. Les exports d'extraits bancaires sont classés et contrôlés pour repérer les périodes manquantes, les relevés de carte sont lus directement dans les PDF, et les placements sont reliés aux sites qui les suivent.
Système comptable
L'assistant lit le système comptable (Odoo) et prépare des brouillons, comme remplir une facture fournisseur en brouillon, renommer un document ou imputer un coût au bon immeuble. Il ne comptabilise jamais une écriture. Une personne confirme chacune d'elles.
Phase 4 · Premier projet
Factures et extraits bancaires historiques
Toutes les anciennes factures et tous les extraits bancaires ont été ajoutés à la base de connaissances pour obtenir une image claire de la situation financière actuelle.
Contrôle des factures
Chaque nouvelle facture est comparée au système comptable et à l'archive pour détecter les doublons avant qu'une facture fournisseur en brouillon soit créée. Les factures électroniques vont directement en comptabilité.
Suivi des loyers
La base de connaissances produit un rapport des loyers payés en retard, qu'un des propriétaires utilise pour relancer les locataires. Elle signale aussi quand la prochaine indexation du loyer est due pour chaque bien.
Données propres dans Odoo
L'assistant vérifie les données dans Odoo et s'assure que les factures et les comptes sont bien configurés, selon des règles documentées dans la base de connaissances lors d'échanges avec le comptable.
Contrôles de routine
Une seule commande lance les contrôles réguliers : loyers reçus par bien, factures clients et fournisseurs impayées, lignes bancaires non rapprochées, coûts imputés au bon immeuble, noms des documents, et une revue de la TVA avant la clôture de chaque trimestre.
Résultats
Résiliée
une application de gestion immobilière qui coûtait plus qu'elle n'aidait
Par immeuble
pertes et profits par année, par société et par bien, à la demande
De la ligne bancaire à la facture
tout paiement à un fournisseur retracé jusqu'à sa facture
Changé
de contrat télécom, après une comparaison du marché sur la consommation réelle
Un paiement saisi deux fois
Un contrôle de la comptabilité par rapport aux extraits de la banque a révélé un prélèvement saisi deux fois, une fois à la main et une fois par l'import bancaire. Une facture fournisseur avait été marquée comme payée avec de l'argent qui n'avait jamais quitté la banque. Cela passait inaperçu depuis six mois. Le doublon a été supprimé, et un contrôle mensuel du solde rapproche désormais la comptabilité de la banque.
Les propriétaires tiennent eux-mêmes la comptabilité, si bien que le comptable part de livres propres. Les questions d'argent trouvent leur réponse dans les fichiers.