Productie
Twintig jaar e-mail doorzoekbaar gemaakt na een management buy-in
Een Belgische producent is van eigenaar veranderd. Het grootste deel van wat het bedrijf weet zit bij de oprichters en in hun mailboxen, en een nieuw ERP-systeem komt eraan.
- Bedrijf
- Een Belgische producent, dertig jaar oud
- Team
- 5 mensen
- Opgeleverd
- Een kennisbank in de eigen SharePoint van het bedrijf
De situatie
Een Belgische producent met een werkplaats voor maatwerk en een catalogus van meer dan 200.000 standaardartikelen. Nieuwe eigenaars namen het bedrijf over via een management buy-in. De oprichters blijven nog ongeveer twee jaar voor de overdracht. Veel kennis van het bedrijf zit in hun hoofd, in hun mailboxen en op een oude server, en de nieuwe eigenaars bereiden de overstap naar een nieuw ERP-systeem voor.
Fase voor fase
Fase 0 · Gratis demo
Demo op de computer van de eigenaar
Een van de nieuwe eigenaars kreeg een demo op zijn eigen computer. De assistent zocht op het web en zette een eenvoudige kennisbank op met openbare informatie over het bedrijf. Hij sprak een braindump van vijf minuten in, die aan de kennisbank werd toegevoegd, en hij besloot door te gaan.
Fase 1 · Doel
Kick-off met het team
Daarna sloot de rest van het team aan bij een vergadering over de opdracht en de fases. In die vergadering kwamen veel mogelijke projecten aan bod. Eén ervan werd live getoond: de assistent zette een klantaanvraag automatisch om in een bestelling als pdf. Het afgesproken doel was een kennisbank die helpt bij drie dingen: de kennis van de oprichters overdragen, overstappen naar Odoo, en meer verkopen door opnieuw contact te leggen met vroegere klanten.
Fase 2 · AI-readiness scan
IT-landschap en bedrijfsprocessen
Enkele vergaderingen met het team en vragen aan de softwareleveranciers van het bedrijf. Het resultaat was een kennisbank met de technische architectuur, 26 bedrijfsprocessen van bestelling tot betaling op hoofdlijnen beschreven, en een plan voor de fase Koppelen.
Fase 3 · Koppelen
SharePoint, mailboxen en e-mailarchief
De kennisbank draait in SharePoint, in het eigen Microsoft 365 van het bedrijf, en is gekoppeld aan elke mailbox. De IT-partner van het bedrijf exporteerde meer dan 100 GB aan historische e-mail, die werd geïndexeerd als een doorzoekbaar archief dat teruggaat tot 2000. Opgenomen vergaderingen worden automatisch aan de kennisbank toegevoegd.
Onboarding
Het team gebruikt de kennisbank via de Claude-desktopapp op de eigen computers. Drie mensen kregen een persoonlijke onboarding. De vierde gaat aan de slag met de instructies die in de kennisbank staan. De fase werd afgetekend na de onboarding.
Fase 4 · Eerste project
Uitgevoerd door het teamOverdracht door de oprichter
Het team organiseert de overdracht door de oprichter als opgenomen workshops en bewaart die in de kennisbank.
Projecten door het team
Het team voert zijn eigen projecten uit in de kennisbank: de ERP-implementatie, een rebranding en verkoopprospectie. Nieuwe automatiseringsideeën worden gerangschikt op waarde en inspanning. Het eerste is een routine voor prijsupdates van leveranciers.
Resultaten
831.727
e-mails uit de mailboxen van de oprichters, 2000 tot 2026, geïndexeerd en doorzoekbaar
83
gedetailleerde voorbeeldprofielen van klanten, opgebouwd uit die e-mails
26
bedrijfsprocessen op hoofdlijnen in kaart gebracht voor de overstap naar het nieuwe ERP-systeem
3 + 1
mensen persoonlijk begeleid bij de onboarding, plus één die aan de slag ging met de instructies in de kennisbank
Verkoopdata aangevuld door het team
De dag nadat de fase was afgetekend, zocht de eigenaar die verantwoordelijk is voor de verkoop met de kennisbank in de mailboxen van de oprichters naar contactgegevens van klanten. Hij voegde ze toe aan 4.369 van de 5.568 klantaccounts, gesorteerd op meest recent contact. Het oude systeem had geen e-mailadressen van klanten. Hij noemde het verrassend snel en een grote tijdsbesparing.
De rol van TrotStar eindigde na de fase Koppelen. Het team beheert de kennisbank en het eerste project helemaal zelf.