Industrie
Vingt ans d'e-mails consultables après un management buy-in
Un fabricant belge a changé de propriétaires. L'essentiel de ce que sait l'entreprise se trouve chez les fondateurs et dans leurs boîtes mail, et un nouvel ERP est en préparation.
- Entreprise
- Un fabricant belge de trente ans d'existence
- Équipe
- 5 personnes
- Livré
- Une base de connaissances dans le SharePoint de l'entreprise
La situation
Un fabricant belge doté d'un atelier de pièces sur mesure et d'un catalogue de plus de 200 000 articles standard. De nouveaux propriétaires ont repris l'entreprise dans le cadre d'un management buy-in. Les fondateurs restent environ deux ans pour la transmission. Une grande partie du savoir de l'entreprise se trouve dans leur tête, leurs boîtes mail et un vieux serveur, et les nouveaux propriétaires préparent le passage à un nouvel ERP.
Phase par phase
Phase 0 · Démo gratuite
Démo sur l'ordinateur du propriétaire
L'un des nouveaux propriétaires a eu une démo sur son propre ordinateur. L'assistant a fait des recherches sur le web et mis en place une base de connaissances de base à partir d'informations publiques sur l'entreprise. Il a enregistré un exposé spontané de cinq minutes, qui a été ajouté à la base de connaissances, et il a décidé de se lancer.
Phase 1 · Objectif
Lancement avec l'équipe
Le reste de l'équipe a ensuite participé à une réunion sur la mission et les phases. La réunion a passé en revue de nombreux projets possibles. L'un a été montré en direct : l'assistant a transformé automatiquement une demande client en commande PDF. L'objectif convenu était une base de connaissances qui aide sur trois points : transmettre le savoir des fondateurs, passer à Odoo, et vendre davantage en reprenant contact avec d'anciens clients.
Phase 2 · Scan de maturité IA
Environnement informatique et flux d'activité
Quelques réunions avec l'équipe, et des questions posées aux éditeurs de logiciels de l'entreprise. Le résultat : une base de connaissances avec l'architecture technique, 26 flux d'activité de la commande au paiement décrits dans les grandes lignes, et un plan pour la phase Connexion.
Phase 3 · Connexion
SharePoint, boîtes mail et archive e-mail
La base de connaissances tourne dans SharePoint, dans le Microsoft 365 propre à l'entreprise, et est connectée à chaque boîte mail. Le partenaire informatique de l'entreprise a exporté plus de 100 Go d'e-mails historiques, indexés sous forme d'archive consultable remontant à 2000. Les réunions enregistrées sont ajoutées automatiquement à la base de connaissances.
Prise en main
L'équipe utilise la base de connaissances via l'application de bureau Claude sur ses propres ordinateurs. Trois personnes ont été accompagnées individuellement. La quatrième se forme avec les instructions stockées dans la base de connaissances. La phase a été validée après la prise en main.
Phase 4 · Premier projet
Géré par l'équipeTransmission des fondateurs
L'équipe mène la transmission avec le fondateur sous forme d'ateliers enregistrés, qu'elle stocke dans la base de connaissances.
Projets menés par l'équipe
L'équipe mène ses propres projets dans la base de connaissances : la mise en œuvre de l'ERP, un changement d'image de marque et la prospection commerciale. Les nouvelles idées d'automatisation sont classées par valeur et par effort. La première est une routine de mise à jour des prix fournisseurs.
Résultats
831 727
e-mails des boîtes mail des fondateurs, de 2000 à 2026, indexés et consultables
83
profils clients détaillés, donnés en exemple, construits à partir de ces e-mails
26
flux d'activité décrits dans les grandes lignes avant le passage à l'ERP
3 + 1
personnes accompagnées individuellement, plus une qui s'est formée avec les instructions de la base de connaissances
Données commerciales enrichies par l'équipe
Le lendemain de la validation, le propriétaire chargé des ventes a utilisé la base de connaissances pour chercher dans les boîtes mail des fondateurs les coordonnées des clients. Il les a ajoutées à 4 369 des 5 568 comptes clients, triés par contact le plus récent. L'ancien système ne contenait aucune adresse e-mail de client. Il a décrit l'outil comme étonnamment rapide et un grand gain de temps.
La part de TrotStar s'est arrêtée après la phase Connexion. L'équipe gère seule la base de connaissances et le premier projet.